Původní výzvy a potřeby zákazníka
V původním nastavení se mediální fakturace často opírala o neformální znalosti zkušených kolegů a nebyla podložena jednotným systémem. Ve hře bylo množství různorodých rolí a vysoký objem zakázek, což způsobovalo opakování některých kroků či nejasné navazování informací mezi jednotlivými fázemi projektu. Publicis Groupe proto potřebovala jasný, strukturovaný a transparentní proces, který by omezil chybovost a zbytečné prodlevy.
Návrh a tvorba nového procesu
Rozhodli jsme se nesoustředit pouze na technologii či okamžité nasazení softwaru, ale na důkladnou analýzu a design nového procesu. Na začátku proběhlo stínování práce vybraných rolí a demování celého fakturačního cyklu na několika reálných projektech.
Následovala série designových workshopů, kde jsme společně s týmem Publicis Groupe vytvářeli optimální řešení. Po dvou měsících intenzivní spolupráce, v níž jsme uplatnili principy agility a iterativní přístup, jsme představili koncept 25 návrhů s rozdělením do tří hlavních oblastí:
1) Procesy a technologie
2) Organizace a firemní kultura
3) Podněty k dalšímu zamyšlení
Klíčovou součástí výstupu byl také diagram a časový plán nového procesu, který zobrazoval souslednost jednotlivých kroků.
Konkrétní přínosy a výsledky
Standardizace a digitalizace významně přispěly ke snížení závislosti na jednotlivcích, protože know-how již není pouze v hlavách specializovaných pracovníků. Díky těmto změnám se také podařilo odstranit neefektivní kroky, například výrazně zkrátit některé fáze mediální fakturace, což přináší úsporu několika mandays každý měsíc.
Jasné priority umožnily zákazníkovi ihned aplikovat změny s nízkou implementační náročností, které přinesly okamžité výsledky. Přesunutí komunikace do informačního systému pak vedlo k lepšímu strukturování dat, efektivnějšímu sdílení informací a snížení chybovosti.
O partnerovi
Publicis Groupe je jedním z předních světových hráčů v oblasti marketingu, komunikace a reklamních technologií. Obsluhuje široké spektrum klientů, pro které vytváří a spravuje mediální kampaně a strategická komunikační řešení. Vysoké objemy zakázek a atypický fakturační proces si vyžadovaly jasnou metodiku a procesní standardizaci, což jim nyní pomůže udržet efektivitu a kvalitu poskytovaných služeb v dlouhodobém horizontu.
